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EVENT LOGISTIK Mit Vollgas um die Welt! Wie langweilig wäre doch die Welt ohne Events! Der Wiener Opernball beispielsweise lockt Stars nicht nur aus Hollywood. Noch mehr mediale Beachtung finden allerdings Sportgroßereignisse wie Olympische Spiele und Weltmeisterschaften. Damit am Tag X alles läuft, gibt es im Vorfeld viel zu tun – vor allem logistisch. Redaktion: ANGELIKA THALER Etliche Millionen Menschen verfolgen regelmäßig die Übertragung der Formel 1 Rennen, Tausende sind direkt vor Ort. Die Teams arbeiten auf Hochtouren, schrauben an den Motoren herum, um im Rennen die Höchstleistung abrufen zu können. Nicht auszudenken, was passieren würde, wenn plötzlich keine Ersatzteile da wären! Oder der Fahrer keinen Helm hat! Das Herumziehen des Rennzirkus bedeutet einen immensen logistischen Aufwand, und riesige Verantwortung für das damit betraute Unternehmen – im Falle der Formel 1 ist es die DHL Global Forwarding, und das schon seit 2004. Erfahrung zählt Logistik-Services für die Motorsportindustrie sind für DHL nichts Neues: „Seit mehr als 25 Jahren arbeiten wir erfolgreich mit der Motorsportindustrie zusammen, dadurch hatten wir die idealen Voraussetzungen. Seit 2004 sind wir daher der offizielle Logistik-Partner der Formel 1“, erklärt Pier Luigi Ferrari, Deputy MD Motorsports, DHL Global Forwarding. Von speziellen Außenstellen in Milan und London aus wird der globale Transport sowohl für Tests als auch für die Rennen organisiert. Neben dem reinen Transport der kompletten Renn- und Übertragungsausrüstung, der Fahrzeuge und Unterkünfte erledigt DHL natürlich auch die Zollangelegenheiten in den 19 Austragungsländern binnen kürzester Zeit. „Die Anforderungen sind äußerst komplex, wir begegnen ihnen mit Tempo, Präzision, Zuverlässigkeit und Teamwork“, so Ferrari. Die kurzen Abstände zwischen den einzelnen Rennwochenenden und die Unterschiedlichkeit der Austragungsorte stellen eine Herausforderung für alle Beteiligten dar. „Neue Rennorte sind besonders spannend, man muss immer mit unerwarteten Problemen rechnen. Für Indien 2011 mussten wir uns erst mit den speziellen Import-Regularien für das Rennequipment vertraut machen. Auch Monaco, wo das Rennen Teil der Stadt ist, unterscheidet sich stark von anderen Destinationen. Aber wenn es einfach wäre, bräuchte man auch keinen eigenen Logistikexperten wir uns“, lacht Ferrari. Empfindliche Fahrzeuge Der Transport der Formel 1-Rennwagen per Luftfracht setzt besonders vorsichtiges Handling voraus. Treibstoff und Räder wer- 26 LOGISTIK express Ausgabe 1/2013 www.logistik-express.com

EVENTLogistik den entfernt, dann wird das Chassis sorgsam in eine Plane gewickelt und auf einer Palette festgezurrt, ehe man es verlädt. Manche Fahrzeugkomponenten müssen dann beim Zoll direkt am Auto deklariert werden. Dies gilt allerdings nur für Übersee-Rennen: „Bei Rennen innerhalb Europas findet der Transfer normalerweise auf der Straße statt, dazu brauchen wir über 100 LKW. Hinzu kommt das Wegfallen der Zollformalitäten, was den Prozess wesentlich vereinfacht“, weiß er aus Erfahrung. Für Rennen auf anderen Kontinenten werden 5 bis 7 Flugzeuge, wie etwa Boeing 747, zum Transport herangezogen. Präzision hat Priorität In der Motorsportlogistik ist keine Zeit für Fehler, zu eng sind die Kalender. Daher wird alles akribisch genau geplant und ausgeführt. „Sogar während Chinas „Goldener Woche“, wo der Zoll Urlaub macht, konnten wir alles rechtzeitig abwickeln, der präzisen Planung sei Dank.“ Bereits im Jänner werden alle Weichen für das ganze Jahr der FIA- Formel-1-Weltmeisterschaft gestellt. Für DHL beginnt ein Grand-Prix-Wochenende neun Tage vor dem Event mit der vor-Ort- Planung. „Durchschnittlich 7 Tage vor dem Rennen kommen die sensiblen Güter in Boxen oder – je nach Jahreszeit und Anforderungen – temperaturgeführten Containern an“, führt Ferrari aus. Pier Luigi Ferrari Nach dem Rennen geht es dann ganz schnell, in der Nacht auf Montag werden die hunderten Tonnen Fracht wieder verladen und für den Transport zum nächsten Rennort oder auch zum Hauptquartier der Rennteams fertig gemacht. Damit das klappt, sind 35 DHL-Mitarbeiter das ganze Jahr über ausschließlich für die Formel 1 zuständig, hinzu kommen dann die jeweiligen Teams vor Ort. Es hängt vom jeweiligen Rennen ab, welche Leistungen dabei ausgelagert werden, denn manche Teams managen insbesondere bei innereuropäischen Rennen Teile ihrer Logistik selbst. Gleichzeitig unterstützt DHL aber die meisten Teams während der gesamten Saison in ihren logistischen Belangen. Darüber hinaus tritt die Deutsche Post als Sponsor des Mercedes-Benz Formel 1-Teams auf. Bei so viel Engagement ist es wohl kein Wunder, dass die Rennteams sich auf DHL verlassen. (AT) Jeder will dabei sein! Am 20. Juni ist in Linz zum 20. Mal der Tag X – ab 7:30 Uhr kommen rund 800 Teilnehmer und alles soll so sein, dass die Tagung für die Beteiligten ein gleichermaßen stressfreies wie inspirierendes Erlebnis wird. GASTBeitrag VON OLIVER MAYR Vom Kundeneindruck her rückwärts gedacht – das macht die Eventlogistik aus. Programm, Referenten, Moderatoren, Aussteller, Caterer, Druckerei, Messebauer, Licht- und Tontechniker, Medienpartner und natürlich Teilnehmer sind die wesentlichen Komponenten einer Tagung. Alles zur richtigen Zeit am richtigen Platz. Am Anfang stehen Ideen und Informationen. Wenn der Termin fixiert und die Idee für das Programm gefestigt ist, beginnt die Referentenakquise. Gleichzeitig werden Möglichkeiten für werbliche Präsenzen kommuniziert. Frühzeitige Informationen über das Programm und ein reibungsloses Anmeldeprozedere sind für Teilnehmer und Interessenten ein Muss – Zeit ist kostbar. Wissen, wie sich jeder einzelne Lösungsanbieter präsentieren will, ist das Um und Auf. Vieles ist Standard, doch auch Sonderwünsche sind willkommen. Der Messebauer hat am Vortrag nur ein kurzes Zeitfenster für seine Arbeit, ehe die Unternehmen ihre Stände gestalten. Der Caterer hat einen exakten Plan, wie er Getränke platziert und wie er während der Vorträge für Nachschub sorgt. Die exakte Arbeit, wie tausende richtig temperierte Getränkefläschchen, frische Gläser, unzählige Espressos und das Mittagsbuffet an ihren Platz kommen, um zur richtigen Zeit konsumiert zu werden, macht sich in zufriedenen Gesichtern bemerkbar. Präsentationen sind längst auf den Rechnern gespeichert, kurzfristige Änderungen oder völlig neue Präsentationen mit nicht verarbeitbaren Schrifttypen bringen die Techniker oft zum Schwitzen. Wenn es endlich beginnt… Die Druckerei hat die Tagungsunterlagen just-in-time am Vortrag geliefert, die Tagungstaschen werden mit dem beigestellten Werbematerial konfektioniert. Wieder alles gut gegangen. Der erste physische Kontaktpunkt für die Teilnehmer ist die Registratur, an der sie rasch ihre Besucherausweise und die Tagungstasche erhalten. Beim dritten Klingeln nehmen alle ihre Plätze ein. Und wenn die Referenten den Teilnehmern ein Staunen oder ein bewunderndes Lächeln ins Gesicht zaubern, setzt beim Veranstalter die erste Welle von Entspannung ein… In diesem Sinne – bis zum 20. Juni in Linz! (AT) www.logistik-express.com LOGISTIK express Ausgabe 1/2013 27

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